Fungsi Bagian-Bagian Microsoft Access

• Table digunakan untuk menyimpan data.
• Form digunakan untuk menampilkan data, menambah data dll.
• Report digunakan untuk membuat laporan
• Query digunakan untuk memanipulasi data.

Table

Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang.

Kenapa kita harus buat table ?

Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses.

Langkah membuat Table  

1. Pada jendela database klik Table.
2. klik dua kali create table in design view 
3. pada jendela table ketikan field-field table beserta tipe datanya.
4. klik Ctrl+S untuk Save. 
5. tutup table untuk membuat table-table lainnya.

Form

Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.

Report
Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas. Report dapat dibuat dengan dua cara yaitu maual dan wizards.
 

Query

Query adalah semacam kemampuan untuk menampilkan suatu data dari database dimana mengambil dari table-tabel yang ada di database, namun tabel tersebut tidak semua ditampilkan sesuai dengan yang kita inginkan. data apa yang ingin kita tampilkan.
Query adalah ‘permintaan data’ kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.

Query juga dapat diartikan sebagai berikut :
1. Query adalah suatu extracting data dari suatu database dan menampilkannya untuk “pengolahan” lebih lanjut.
2. Query adalah pertanyaan atau permintaan informasi tertentu dari sebuah basisdata yang ditulis dalam format tertentu.
3. Query adalah perintah-perintah untuk mengakses data pada sistem basis data.

Cara Menggunakan Query :
Buka Aplikasi Microsoft Access
Buatlah Tabel Jurusan, Mahasiswa, Nilai Dan Matakuliah,
Setelah tabel selesai dibuat langkah selanjutnya pada Menu Create click Query Design seperti pada gambar dibawah ini.

Pada halaman Show Table click Tab Tabel Kemudian Pilih Tabel Yang Akan Dihubungkan Dalam Membuat Query diharapkan memilih tabel lebih dari satu agar dalam proses menghubungkan antar tabel akan lebih mudah disini memilih tabel Jurusan Dan Mahasiswa sebagai contoh caranya Clik Nama Tabel Kemudian Clik Add.

Langkah Selanjutnya Adalah Menghubungkan Tabel, Pada contoh dibawah ini menghubungkan tabel Mahasiswa dan tabel Jurusan langkah-langkah yang dilakukan adalah :

1. Pada tabel clik Nama Tabel Yang Akan Ditampilkan Fieldnya Terlebih Dahulu disini sampul ilmu menampilkan nama Tabel Mahasiswa kemudian Pada Field Pilih Field Mahasiswa*(Tanda * menandakan bahwa semua field pada tabel mahasiswa akan ditampilkan)

2. Untuk Kolom Berikutnya Pada tabel clik Nama Tabel Yang Akan Ditampilkan Fieldnya disini sampul ilmu menampilkan nama Tabel Jurusan kemudian Pada Field Pilih Field Jurusan*(Tanda * menandakan bahwa semua field pada tabel Jurusan akan ditampilkan)

Untuk  menampilkan beberapa field dalam tabel Mahasiswa yaitu field NIM,NAMA_MHS, KODE_JUR Dan tabel Jurusan yaitu field NM_JURUSAN  Seperti Pada Gambar dibawah ini.

Untuk Melihat hasilnya clik Double pada Query yang telah anda buat.